KI-Belegtrennung & OCR
Die KI erkennt, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt – ganz ohne Trennblätter und Barcode-Aufkleber. Sie liefert saubere, verschlagwortete Einzeldokumente für Ihr DMS. Auf Wunsch komplett lokal, sodass kein Beleg das Haus verlässt.
Das Problem
In fast jedem Büro läuft es gleich: Der Posteingang wird gescannt. Doch vorher sitzt jemand da und legt Trennblätter zwischen die Belege oder klebt Barcodes auf. Jeden Tag, von Hand. Die eigentliche Entscheidung – wo hört ein Beleg auf, wo fängt der nächste an – trifft nicht die Software, sondern der Mensch.
Jedes Dokumentenmanagementsystem kann Stapel trennen. Aber nur an einer Markierung, die vorher jemand angebracht hat. Genau diese Vorarbeit wollten wir überflüssig machen.
Montagmorgen, Posteingang
Rechnungen, Bescheide, Lieferscheine, alles durcheinander. Und jeder Beleg soll einzeln ins DMS.
Bisher
Damit das DMS weiß, wo ein Beleg endet, kommt zwischen jeden Beleg ein Barcode-Blatt. Jeden Morgen, von Hand.
Mit KI-Belegtrennung
Keine Trennblätter, keine Aufkleber. Ein Scan, ein PDF.
Die KI liest mit
An Briefkopf, Anschrift und neuer Belegnummer, also an denselben Merkmalen wie Sie.
Ein PDF, acht Seiten
Zwei leere Seiten aussortiert · erfundene Daten
Ergebnis
Jeder Beleg mit Absender, Nummer, Datum, Betrag und Trennsicherheit. Unsichere Fälle sieht sie sofort.
Einzeldokumente
Beispiel mit erfundenen Daten
Ablagefertig
Als PDF, durchsuchbares PDF/A oder mit XML-Beidatei. Ihr DMS bleibt, wie es ist.
An denselben Merkmalen, an denen auch Sie es sehen würden. Die KI bewertet jede Seite im Zusammenhang mit der vorherigen und der nächsten.
Funktionen
Beim Lesen fallen die wichtigsten Angaben gleich mit ab. Das spart oft mehr Zeit als das Trennblattlegen selbst.
Datenschutz als echte Option
In der lokalen Variante arbeitet die KI vollständig auf Ihrem eigenen Rechner: Kein Beleg verlässt das Haus. Für Steuerberater, Kanzleien, Praxen und Behörden ist genau das oft der entscheidende Punkt. Wer keine eigene KI-Hardware betreiben möchte, nutzt die Cloud-Verarbeitung über Mistral in der EU.
Verschlagwortung
Belegart, Absender, Belegnummer, Datum und Betrag werden automatisch erkannt.
Beispiel erkannter Angaben mit erfundenen Daten:
Ausgabe fürs DMS
Wahlweise als schlichtes PDF, als durchsuchbares PDF/A mit deutscher Textebene oder mit XML-Beidatei für den Import in Ihr DMS.
Leerseiten
Beim beidseitigen Scannen entstehen leere Seiten. Die KI erkennt sie und sortiert sie automatisch aus – sie landen nicht im Archiv.
Beispiel: In einem Stapel aus acht Seiten sind die Seiten 4 und 6 leer und werden aussortiert.
Trennsicherheit
Zu jedem Dokument zeigt die Anwendung eine Trennsicherheit. Unsichere Fälle lassen sich gezielt filtern und prüfen. Eine KI-Einschätzung, keine fachliche Freigabe.
Belegassistent
Stellen Sie Fragen direkt zu einem Dokument oder zum ganzen Stapel: Welcher Betrag? Welche Frist? Von wem? Der Belegassistent läuft lokal oder in der Cloud – je nachdem, wie Sie arbeiten. Er antwortet auf Basis des erkannten Textes, deshalb gilt: Wichtiges am Beleg prüfen.
Betrieb
Auf Mac und Windows. Bedient wird die Anwendung bequem im Browser.
Positionierung
KI-Belegtrennung nimmt Ihnen genau den Handgriff ab, den bisher keine Software übernommen hat. Ihr bestehendes System bleibt, wie es ist – es bekommt nur bessere, fertig sortierte Belege.
Für wen
Eine Zusatzleistung im MPS- und DMS-Geschäft, die beim Kunden sofort spürbar ist: weniger Vorarbeit am Scanner, ohne das vorhandene DMS anzutasten.
Belegstapel von Mandanten trennen und beschriften, ohne dass die Unterlagen die Kanzlei verlassen – mit der lokalen Variante.
Post mit sensiblen Inhalten bleibt in der Praxis. Die lokale KI arbeitet auf dem eigenen Rechner.
Posteingang digitalisieren, ohne Trennblatt-Routine und mit voller Kontrolle darüber, wo die Daten verarbeitet werden.
Rechnungen, Lieferscheine und Angebote landen täglich auf dem Tisch. Ein Stapel, einmal scannen – den Rest sortiert die KI.
Einblicke
Screenshots der Anwendung mit einem Teststapel aus acht Seiten, zwei davon leer. Die Firmen in den Belegen sind erfunden.
Alle Dokumente Erkannte Belege mit Datum, Betrag, Originalseiten und Trennsicherheit.
Stapel-Detail Erkannte Aufteilung, Vorschau, Angaben und OCR-Text.
Belegassistent Fragen zum Dokument oder zum ganzen Stapel.
Anmeldung Ihr Dokumentenarbeitsplatz, bequem im Browser.
Kurz erklärt
Eine Minute, mit Ton. Ein gescannter Stapel geht hinein, einzelne Belege kommen heraus – ohne Trennblatt und ohne Barcode.
Häufige Fragen
Wir versprechen nichts, was eine Software nicht halten kann. Wenn Ihre Frage fehlt, schreiben Sie uns.
Nein, das kann keine automatische Erkennung versprechen. Zu jedem erkannten Dokument zeigt KI-Belegtrennung eine Trennsicherheit an. Dokumente mit niedriger Trennsicherheit lassen sich gezielt filtern und prüfen. Die Trennsicherheit ist eine KI-Einschätzung, keine fachliche Freigabe.
In der lokalen Variante nicht: Erkennung, Trennung und Belegassistent laufen auf Ihrem eigenen Rechner. In der Cloud-Variante werden die Seiten zur Verarbeitung an Mistral in der EU übertragen. Sie entscheiden, welche Variante Sie nutzen.
Nein. KI-Belegtrennung ist die Vorstufe vor Ihrem DMS. Es liefert fertig getrennte und beschriftete Belege als PDF, durchsuchbares PDF/A oder mit XML-Beidatei. Archivierung, Workflows und Aufbewahrung bleiben in Ihrem bestehenden System.
Die Ausgabeformate sind bewusst allgemein gehalten. Wie Ihr DMS die XML-Beidatei oder die Dateinamen übernimmt, hängt vom System und seiner Konfiguration ab. Das prüfen wir gemeinsam mit Ihnen oder Ihrem Systemhaus an echten Belegen, bevor Sie sich festlegen.
KI-Belegtrennung läuft überall, wo Docker läuft, auf Mac und Windows. Wie schnell die lokale KI arbeitet, hängt von der Hardware und Ihrem Belegaufkommen ab. Das ermitteln wir im Gespräch und am besten mit einem Probestapel.
Das kann keine Software pauschal zusagen. Die lokale Variante sorgt dafür, dass Belege Ihr Haus nicht verlassen. Die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes bleibt bei Ihnen und Ihrer Datenschutzberatung.
Der Belegassistent antwortet auf Grundlage des erkannten Textes. Wenn die Texterkennung eine Ziffer falsch liest, kann auch die Antwort falsch sein. Deshalb gilt: Wichtige Angaben wie Beträge und Fristen am Beleg prüfen.
Das hängt davon ab, ob Sie lokal oder in der Cloud arbeiten, wie viele Belege anfallen und ob ein Systemhaus beteiligt ist. Eine Preisliste veröffentlichen wir derzeit nicht. Schreiben Sie uns kurz Ihre Situation, Sie erhalten eine persönliche Antwort.
Wer dahinter steht
KI-Berater, Fachautor und Dozent
Ich entwickle Werkzeuge, die KI in den Büroalltag bringen, ohne dass sensible Daten das Haus verlassen müssen. Neben KI-Belegtrennung gehört dazu der KI-Anonymisierer. Ihre Anfrage landet direkt bei mir, nicht in einem Callcenter.
Kontakt
Kanzlei, Praxis, Verwaltung, Systemhaus oder Mittelstand: Schildern Sie kurz Ihren Posteingang – ungefähres Belegaufkommen, vorhandenes DMS und ob Sie lokal oder in der Cloud arbeiten möchten. Sie erhalten eine persönliche Antwort von Robert Meyer.
oder direkt an rm@kostenmanager.net